Analisis Perancangan Sistem(ANAPERANCIS)

Oleh :

CHRISNA SUMBAYAK

120709058

Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Sumatera Utara

2015

 

Kata Pengantar

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas kemurahan hati-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan tugas proposal ini tepat pada waktunya.

Terimakasih Penulis ucapkan pada Ibu Himma Dewiyana selaku dosen yang telah memberikan tugas ini kepada penulis .

Dalam proposal ini,penulis mencoba untuk menjelasaka bagaimana sistem yang berjalan pada Perpustakaan Prime One School dari sistem layanan sirkulasi dan sistem temu-kembali bahan pustaka disana. Selain itu penulis akan memaparkan apa yang menjadi permasalahan pada sistem disana dan apa yang menjadi penyebabnya.

Untuk memperbaiki kendala-kendala yang ada pada sistem perpustakaan disana ,penulis akan merancang sistem baru dengan berpedoman dengan model pengembangan sistem yang penulis anggap tepat yaitu model Prototype.

 

 

Medan, 19 April 2015

CHRISNA SUMBAYAK

 

Daftar Isi

Kata Pengantar

Bab I : Pendahuluan

1.1.LatarBelakang
1.2.Identifikasi Masalah
1.3.Maksud dan Tujuan

Bab II : Landasan Teori

2.1.Perpustakaan Sekolah
2.1.1.Pengertian Perpustakaan Sekolah
2.1.2.Tujuan Perpustakaan Sekolah
2.1.3.Fungsi Perpustakaan Sekolah
2.2.Layanan Perpustakaan
2.2.1.Pengertian Layanan Perpustakaan

Bab III : Pembahasan

3.1. Model Pengembangan Sistem
3.2.Alat dan Teknik Perancangan Sistem
3.3.Entitas Pembentukan Sistem
3.4.ERD Sistem
3.5.Flowchart
3.6.Membangun Sistem

 

 

BAB I

Pendahuluan

1.1.LatarBelakang

          Sekolah merupakan wadah bagi seluruh anak-anak untuk menggali ilmu. Tidak hanya melalui pelajaran-pelajaran yang disampaikan oleh setiap guru yang ada sesuai dengan kurikulum yang ada. Perpustakaan sekolah juga memiliki peranan penting untuk mencapai tujuan utama sekolah untuk mencerdaskan setiap siswa/siswi yang ada didalamnya. Perpustakaan sekolah harus mampu menjadi pusat sumber informasi bagi seluruh siswa untuk menyelesaikan setiap tugas-tugas dan untuk menambah pengetahuan para siswa tanpa harus bersusah payah mencari informasi di tempat lain.

Perpustakaan Prime One School sebagai pusat sumber informasi pada sekolah tersebut mulai dibuka sejak tahun 2013 dan memiliki luas ruangan yang cukup besar yaitu 30×20 . Jumlah bahan pustaka yang ada sejumlah 4202 eks dan ada penambahan 4000 judul buku baru yang belum diklasifikasi  dan bahan pustaka  yang ada terdiri dari tiga bahasa yaitu bahasa Indonesia,bahasa Inggris dan bahasa Mandarin.

         Seluruh bahan pustaka yang ada diklasifikasi berdasarkan DDC 22 dan disusun pada rak-rak yang telah disediakan berdasarkan no klasifikasi. Namun dalam penelusurannya pengguna sedikit kewalahan karena besar ruangan yang cukup besar dan tidak begitu mengetahui letak buku yang dicari dimana dan tidak ada katalog yang disediakan oleh perpustakaan baik itu katalog kartu maupun online .

        Fasilitas yang ada pada Perpustakaan Prime One School sudah sangat baik. Dilihat dari komputer yang disediakan berserta wifi, ruangan yang sangat nyaman bagi pengguna tidak hanya dapat merasakan ketenangan dalam membaca buku tapi pengguna juga diberi kenyamanan untuk beristirahat. Perpustakaan ini menyediakan tempat-tempat duduk untuk bersantai dilengkapi dengan karpet-karpet bersih dan bantal-bantal besar .

      Layanan yang ada pada perpustakaan ini ada layanan visit ,yaitu layanan bagi guru-guru yang ingin menggunakan perpustakaan sebagai ruang untuk belajar pada jam pelajaran,layanan sirkulasi,dan layanan referensi.

     Secara tampilan yang tampak perpustakaan Prime One School sudah cukup baik,namun jika dilihat dari proses peminjaman ,pengembalian buku masih harus menggunakan waktu yang cukuplama karena masih menggunakan sistem manual. Dan pada proses temukembali masih menyulitkan pengguna karena harus mencari satu-satu pada rak yang ada .

         Sebagai pusat informasi di sebuah sekolah , perpustakaan sekolah seharusnya dimanfaatkan sebaik mungkin oleh seluruh siswa/siswi ataupun guru yang ada. Namun,pada kenyataannya masih banyak sekolah-sekolah yang tidak menghiraukan pentingnya keberadaan perpustakaan sekolah tersebut. Siswa/siswi dan guru tidak begitu tertarik dengan keberadaan perpustakaa sekolah. Hal ini dapat disebabkan oleh beberapa alasan, seperti : koleksi yang tidak up-todate, tempat yang tidak nyaman,proses peminjaman/pengembalian buku yang lama,proses mencari buku yang lama , dan waktu yang diberikan untuk bisa memanfaatkan perpustakaan sekolah yang cukup singkat yaitu hanya waktu istirahat saja. Fakta-fakta ini harus diperbaiki untuk meningkatkan minat siswa/siswi dan guru untuk memanfaatkan perpustakaan sekolah. Untuk itu sistem lama harus diperbaiki.

1.2.Identifikasi Masalah

   Masalah tidak terjadi dengan sendirinya tetapi ada penyebabnya. Dari hasil pengamatan penulis mengidentifikasi beberapa permasalahan dan penyebab dari permasalahan pada Perpustakaan Prime One School,seperti :

• Problems :

1. Pada proses peminjaman dan pengembalian buku oleh end-user yang masih harus memakan waktu yang lama .
2. Pada proses temu-balik buku yang masih harus menghabiskan waktu yang cukup lama .

 

• Penyebab masalah

1. Pada proses peminjaman dan pengembalian buku oleh end-user yang masih harus memakan waktu yang lama .

• karena proses pencatatan identitas end-user dan data buku yang dilakukan secara manual.

2. Sulit mencari informasi buku :

• end-user hanya langsung mencari buku ke rak-rak buku yang telah tersedia.

 

 

1.2.1.Identifikasi Masalah dengan PIECES.

Dari Sistem Informasi pada Perpustakaan Prime One School, diusulkan solusi memenuhi kerangka :

P : Pencapaian tujuan yang ditetapkan

I  : Mudah mencari informasi referensi buku

E : Menigkatkan pengadaan buku tiap tahunnya

C: Mewujudkan pengelolaan perpustakaan dengan manajemen yang baik

E : Efisiensi tenaga kerja, dan sumber daya yang lain

S : Peningkatan kemudahan anggota melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian,dan proses temu-kembali bahan pustaka.

 

 

MATRIKS ANALISA MASALAH, PENYEBAB DAN PENGARUH, TUJUAN DAN BATASAN

Analisa Penyebab dan Pengaruh		Tujuan Peningkatan Sistem
Masalah	Penyebab dan Pengaruh	Tujuan Sistem	Batasan Sistem
1. Pada proses peminjaman dan pengembalian buku oleh end-user yang masih harus memakan waktu yang lama .	Proses pencatatan identitas end-user dan data buku yang dilakukan secara manual.	Mempersingkat waktu yang digunakan untuk mencatat data peminjaman dan pengembalian buku baik itu dari data buku dan data dari penggunaanya	Bagian sirkulasi
2.Pada proses temu-balik buku yang masih harus menghabiskan waktu yang cukup lama	End-user hanya langsung mencari buku ke rak-rak buku yang telah tersedia.

Memudahkan proses pencarian buku dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaanSistem katalog online

 

1.3. Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas  ini adalah untuk membangun sistem informasi perpustakaan pada Perpustakaan Prime One School.

 

Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dalam pembangunan sistem informasi ini antara lain :

1. Untuk mempercepat proses peminjaman dan pengembalian buku pada bagian sirkulasi
2. Untuk memudahkan end-user dalam temubalik koleksi yang dibutuhkan

BAB II

Landasan Teori

2.1.Perpustakaan Sekolah

2.1.1.Pengertian Perpustakaan Sekolah

         Menurut Darmono (2007 : 1), ”Perpustakaan sekolah sebagai salah satu sarana pendidikan penunjang kegiatan belajar siswa memegang peranan yang sangat penting dalam dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah”.

              Penjelasan dalam Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) dalam Sutarno NS (2006 : 47), ”Perpustakaan merupakan sarana penunjang proses balajar mengajar di sekolah”. Keberadaanya sebagai salah satu komponen pendidikan merupakan suatu keharusan.

      Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 37), “Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang ada di sekolah sebagai sarana pendidikan untuk menunjang pencapaian tujuan pendidikan prasekolah, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah serta memberi pelayanan kepada murid dan guru dalam proses belajar mengajar”.

 

2.1.2Tujuan Perpustakaan Sekolah

          Perpustakaan Sekolah sebagai sumber informasi yang memiliki tujuan sebagai sarana penunjang pendidikan. Perpustakaan merupakan bagian penting dalam pross pendidikan, bagi pengembangan literasi, literasi informasi, pengajaran, pembelajaran dan kebudayaan serta merupakan jasa inti perpustakaan sekolah. Tujuan Perpustakaan Sekolah menurut Darmono (2007 : 21) sebagai berikut :

1. Mendukung dan memperluas sasaran pendidikan sebagaimana digariskan dalam misi dan kurikulum sekolah.
2. Mengembangkan dan mempertahankan kelanjutan dalam kebiasan dan keceriaan membaca dan belajar, serta menggunakan perpustakaan sepanjang hayat mereka.
3. Memberikan kesempatan untuk memperoleh pengalaman dalam menciptakan dan menggunakan informasi untuk pengetahuan, pemahaman, daya pikir dan keceriaan.
4. Mendukung semua murid dalam pembelajaran dan praktek ketrampilan mengevaluasi dan menggunakan informasi, tanpa memandang bentuk, format atau media, termasuk kepekaan modus berkomunikasi di komunitas.
5. Menyediakan akses ke sumber daya lokal, regional, nasional, global dan kesempatan pembelajar menyingkap ide, pengalaman dan opini yang beraneka ragam.
6. Mengorganisasikan aktivitas yang mendorong kesadaran serta kepekaan budaya dan sosial.
7. Bekerja dengan murid, guru, administrator dan orang tua untuk mencapai misi sekolah.
8. Menyatakan bahwa konsep kebebasan intelektual dan akses informasi merupakan hal penting bagi terciptanya warga negara yang bertanggung jawab dan efektif,serta berpartisipsi di alam demokrasi.
9. Promosi membaca dan sumber daya serta jasa perpustakaan sekolah kepada seluruh komunitas sekolah dan masyarakat luas.

2.1.3.Fungsi Perpustakaan Sekolah

Fungsi perpustakaan sekolah menurut Darmono (2007 : 5) adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Informatif

            Perpustakaan sekolah menyediakan berbagai informasi yang meliputi bahan tercetak, maupun elektronik agar pemustaka dapat :

1. Memperoleh ide dari buku yang ditulis oleh para ahli berbagai bidang ilmu.
2. Memilih informasi yang relevan sesuai dengan kebutuhannya.
3. Memiliki kesempatan untuk memdapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan di perpustakaan.
4. Memperoleh informasi yang disediakan di perpustakaan untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari di masyarakat.

2.2. Layanan Perpustakaan

2.2.1. Pengertian Layanan Perpustakaan

Layanan perpustakaan adalah bentuk layanan yang diberikan petugas kepada pengguna perpustakaan dalam memanfaatkan perpustakaan.

Menurut Darmono (2007 : 165), layanan perpustakaan adalah pemberian informasi kepada pemakai perpustakaan tentang hal-hal berikut :

1. Segala bentuk informasi yang dibutuhkan pemakai perpustakaan, baik untuk dimanfaatkan di tempat ataupun untuk dibawa pulang untuk digunakan di luar ruang perpustakaan,
2. Manfaat berbagai sarana penelusuran informasi yang tersedia di perpustakaan yang merujuk pada keberadaan sebuah informasi.

Menurut Lasa Hs (2007 : 169), ”Layanan perpustakaan merupakan upaya pemberdayaan yang dapat berupa penyediaan jasa sirkulasi, baca di tempat,  pelayanan rujukan, penelusuran literatur, penyajian informasi terbaru, penyajian informasi terseleksi, pelayanan audio visual, pelayanan internet, bimbingan pemakai, jasa fotokopi, pelayanan reproduksi, pelayanan terjemahan, pelayanan pinjam antar perpustakaan, dan pelayanan konsultasi”.

 

Jenis layanan perpustakaan diantaranya sebagai berikut :

1. Layanan sirkulasi

 Layanan sirkulasi menurut Darmono (2007: 174), adalah “Satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku”.

Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 38), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja berupa pemberian bantuan kepada pengguna perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka”.

       Dari kedua definisi di atas dapat di simpulkan bahwa layanan sirkulasi adalah suatu tempat yang melayani kegiatan yang ada di perpustakaan untuk melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Layanan sirkulasi merupakan layanan pokok yang dimiliki oleh perpustakaan, karena berhubungan langsung dengan koleksi perpustakaan.

 Tujuan layanan sirkulasi perpustakaan sekolah menurut Lasa Hs (2007 : 170) adalah sebagai berikut :
1. Agar bahan informasi yang dikelola perpustakaan sekolah dapat dimanfaatkan secara optimal.
2. Akan segara diketahui siapa yang pinjam pustaka tertentu.
3. Terjaminnya pengembalian pinjaman karena data peminjam karena data peminjam telah terekam sistem administrasi perpustakaan sekolah.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

1. Layanan referensi

Layanan referensi menurut Lasa Hs (2007 : 179), “Layanan yang memberi penjelasan, jawaban, maupun informasi tentang sesuatu dengan cara menunjukan sumber-sumbernya dan cara penemuannya”.

Sedangakan layanan referensi menurut Soeatminah (1992 : 152), “Kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi”.

Dari dua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi merupakan layanan yang memberikan cara mangetahui sumber dan cara menelusuri informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.                                                                      

baca lebih lanjut … proposal anaperancis